Что такое дедлайн

Содержание

• Для чего нужен дедлайн
• Виды дедлайна
• Как его ставят в разных сферах
• Преимущества и недостатки дедлайнов
• Польза постановки дедлайна для руководителя
• Почему для исполнителя тоже важен дедлайн
• Как соблюдать и не срывать сроки
• Что делать, если не успеваешь к дедлайну
• Распространенные ошибки при постановке крайних сроков

Дедлайн — устоявшийся в русском языке англицизм от слова deadline, буквально «мертвая линия», то есть черта, за которую нельзя переходить. Простыми словами дедлайн — дата, к которой нужно выполнить поставленную задачу.

Чем дедлайн отличается от редлайна?

Многие путают дедлайн с редлайном — последний дает возможность закончить определенный этап работ, чтобы затем отправить его на проверку. Он ставится за несколько дней или даже месяцев до дедлайна, в зависимости от масштаба проекта.

В бизнесе редлайн становится моментом проверки проекта перед окончательной сдачей работы заказчику. Важно, что после этого нет возможности внести серьезные доработки. Зато редлайн — подходящий способ поправить недочеты.

Для чего нужен дедлайн

Он позволяет упростить:

• Достижение поставленных целей. Шаги к ним можно разбить на этапы, в том числе с отдельными дедлайнами. Так проще достичь результата, так как каждый этап состоит из понятных шагов.
• Распределение времени — когда вы понимаете, сколько времени осталось на задачу, вам проще ориентироваться в нем.
• Оценку прогресса — зная дедлайн, можно скорректировать производительность.
• Командную работу — взаимодействовать с командой становится проще, когда каждый участник четко знает свой дедлайн и грамотно распределяет усилия.

Если есть риск нарушения сроков в процессе работы, когда до дедлайна еще много времени, у вас получится вовремя найти выход: решить задачу по-другому, нанять сотрудников, которые помогут сделать все в срок, или перенести дедлайн.

Виды дедлайна

По строгости времени сдачи проекта:

1. Плавающий, или мягкий, дедлайн значит, что его можно переносить на другие дни.
2. Фиксированный, или жесткий, отличается четкими сроками. Просроченный дедлайн может привести к выговору, потерям бюджета или закончиться срывом проекта.

Разделяют дедлайны и по методу постановки сроков:

1. Повторяющийся — для разных работ ставится единый срок, за который они должны быть выполнены. Пример: отрисовка дизайна сайта и подготовка кода начинаются в один день и должны быть закончены единовременно, включая все необходимые правки.
2. Поэтапный — дедлайн указывается для каждого этапа. Сначала отрисовывается дизайн со всеми правками, а затем разработчики пишут код.

Как его ставят в разных сферах

Проджект-менеджмент

Начиная любой проект, например организацию дизайнерской выставки, необходимо разделить проект на этапы. При планировании выставки проджект-менеджер должен обозначить срок до начала события, когда все должно быть готово. Чтобы еще раз проверить экспозицию и убедиться, что нанято достаточно персонала. В процессе ставятся отдельные дедлайны. Например, руководитель проекта обозначает, когда должно осуществиться планирование выставки, поставка и сборка стендов, доставка картин и экспонатов.

Маркетинг и продажи

Запуская рекламную акцию, маркетолог ставит ограничение по времени. Если покупатели не успеют, они не получат скидку или не смогут воспользоваться выгодным предложением. Например, в качестве акции может выступать продажа партии телефонов со скидкой или организация бесплатной доставки продуктов.

Программирование

Здесь почти каждый проект включает взаимодействие фронтенд- и бэкенд-разработчиков, дизайнеров и проджект-менеджера. Чтобы их скоординировать, для каждого отдела ставится дедлайн. При создании сайта или приложения начинают работать дизайнеры и фронтенд-разработчики, которые должны закончить свою работу к поставленному сроку. Но здесь не обходится без доработок, поэтому дедлайн может быть плавающим. Например, если его поставили в конце марта, но бэкенд-разработчики еще не закончили свой код, его можно перенести на апрель, так как в процессе работа всех специалистов должна быть скоординирована.

Приведем понятный пример:

1. Компания поставила задачу менеджеру — сделать корпоративный сайт к релизу нового бренда с собственными коллекциями одежды.
2. Менеджер нанимает подрядчиков. Среди них разработчики, фотографы, дизайнеры, копирайтеры и технические специалисты.
3. Для каждого из них ставится дедлайн. Первый — для программистов и фотографов, чтобы подготовить материалы и шаблоны для будущего сайта. Второй — для дизайнеров, они начинают работать одновременно с другими членами команды. Когда будет готов примерный макет, подключаются копирайтеры. И в конце техспециалисты настраивают платежные сервисы и проверяют работоспособность сайта.

Если кто-то задержится по срокам, работы не продвинутся дальше. В результате компания рискует потерять деньги, репутацию и лояльных клиентов.

Преимущества и недостатки дедлайнов

Преимущества дедлайнов

1. Помогают сориентироваться во времени и организовать задачи.
2. Стимулируют к действию и повышают продуктивность. Когда сотрудник знает, что у него есть дедлайн, он работает активнее, а не откладывает задачу.
3. Позволяют грамотно распределить время между разными задачами. В некоторых проектах можно ставить несколько дедлайнов одновременно для разных сотрудников.
4. Способствуют концентрации на выполнении задачи. Когда у нас есть дедлайн, мы меньше отвлекаемся на посторонние дела, чтобы закончить вовремя или раньше.
5. Помогают в достижении целей. Если у цели есть понятный срок, за который к ней можно прийти, то проще разбить путь на этапы и начать действовать.

Недостатки дедлайнов

1. Могут вызывать стресс, если устанавливаются сжатые сроки.
2. Из-за неверно поставленного срока задачи могут быть выполнены некачественно.

Польза постановки дедлайна для руководителя

Дедлайн для руководителя — это способ организовать работу в коллективе и дать возможность каждому члену команды установить свой work-life balance — баланс между работой и личной жизнью. Для этого нужно устанавливать сроки соразмерно задаче, иначе нереалистичные планы приводят к разладу в коллективе. Премия или повышение за объем работы, которого невозможно достигнуть, вряд ли будет мотивировать.

Своевременное достижение показателей может вознаграждаться премией, что позволяет повысить мотивацию подчиненных. Также, благодаря дедлайнам, можно выявить членов команды, регулярно срывающих сроки.

Нужно уметь распределять нагрузку, иначе сотрудники будут испытывать стресс, нарушать дедлайны, стараться сделать все быстрее, не принимая во внимание качество. Поэтому важно выстраивать отношения с коллективом, обсуждая задачи.

Хорошей тренировкой для коллектива будет ограничение времени работы, когда на это нет реальной необходимости. В таком случае задается реалистичный дедлайн, а команда ставит внутренние подзадачи. Так сотрудники скорее всего начнут работать слаженнее, а задачей руководителя будет направить их на пути.

На любом проекте важно закладывать часть времени с запасом на непредвиденные ситуации. Работник может заболеть, оборудование — сломаться, а заказчик — не дать необходимые материалы в полном объеме. И если в последнем случае отвечает заказчик, то в двух других соблюдение дедлайнов лежит только на исполнителе.

В процессе выполнения работы регулярно узнавайте о прошедших этапах реализации проекта. Хороший пример — введение таск-трекера на постоянной основе для команды. Каждый участник сможет отмечать свой прогресс, а руководитель видеть общую картину и корректировать работу.

Почему для исполнителя тоже важен дедлайн

Главная цель дедлайна — дисциплина. Обговорив конкретный срок окончания работ, человек отвечает за выполнение задачи. Многие ошибочно считают, что дедлайн важен только для заказчика. На самом деле и исполнителю он тоже необходим.

• Так проще расставлять приоритеты, выполняя сразу простые и быстрые задачи, а сложные разбивая на этапы.
• При работе в команде можно разбивать задачи на этапы, делая в первую очередь те, к которым на следующем этапе должны подключиться другие сотрудники. А затем выполнять поручения, от которых никто не зависит. В таком случае работа над проектом будет непрерывной.
• Если от человека зависит работа других сотрудников, их можно предупредить о возможных задержках или, наоборот, ранней сдаче проекта.

Как соблюдать и не срывать сроки

Делать все вовремя помогут принципы оптимальной работы со сроками:

1. Всегда выяснять срок сдачи проекта, даже если она не была четко оговорена.
2. Сразу делать то, что не требует серьезных усилий. Так вы завершите часть задач и не будете о них беспокоиться.
3. Устанавливать дедлайн, учитывая свои способности и средний темп работы, а также обговаривать промежуточные этапы с учетом возможных форс-мажоров и согласований.
4. Выделять приоритетные задачи и начинать следующую только после завершения предыдущей.
5. Предупреждать других о возможных отклонениях от срока сдачи проекта.
6. Визуализировать задачи при работе. Многие из нас воспринимают информацию легче, если она изображена наглядно. Для этого подойдут трекеры проектов: Trello, Focus To-Do или просто заметки в телефоне.

Существуют специальные техники, помогающие сосредоточиться на задачах. Техника Pomodoro: нужно разбить цель на подзадачи, которые реально выполнить в течение 25 минут. За это время вы выполняете задачу, затем отдыхаете 5–10 минут, после чего приступаете к следующей. Это помогает меньше отвлекаться и посвятить основное время реализации проекта.

Что делать, если не успеваешь к дедлайну

Если дедлайн все-таки нарушен, лучше обсудить с заказчиком возможность перенести его как только стало понятно, что успеть не получится. Одновременно с этим лучше предложить решения: сделать скидку или разделить часть задач.

Всегда нужно помнить, что отвечает за срыв дедлайна только исполнитель, так как, принимая задачу в работу, мы соглашаемся с техническим заданием и сроками, если они обговариваются заранее.

Последствия опозданий

• стресс и разочарование в собственных компетенциях;
• необходимость договариваться с заказчиком о возможных решения проблемы;
• денежные и репутационные потери;
• прекращение сотрудничества;
• увольнение или необходимость нести ответственность по договору.

Бывает и так, что к срыву дедлайна приводит прокрастинация — откладывание дел на потом. В таком случае не будет лишним выяснить ее истинные факторы.

Что делать при регулярном срыве дедлайна

Если дедлайн уже сорван, разберитесь в причинах: иногда это могут быть неверно выстроенные процессы в компании. Когда сотрудник нарушает дедлайн в первый раз, можно дать ему возможность исправить ситуацию. Честное обсуждение и попытка понять работника в данном случае — ключ к нахождению причины срыва сроков. Причиной может быть и прокрастинация или некорректная оценка усилий, которые потребуются на выполнение задачи. Для каждой причины нужно индивидуальное решение, здесь все зависит от руководства и ценности исполнителя.

Распространенные ошибки при постановке крайних сроков

Устанавливать дедлайны нужно аккуратно. С невыполнимыми все понятно: не получится выполнить за день то, на что уйдет минимум неделя. Но руководители совершают и другие ошибки:

• Обозначают долгосрочный дедлайн. Работник же откладывает и забывает, в результате чего делает все в последний момент. Далеко не все так поступают, но есть большая вероятность столкнуться с плохо выполненным заданием.
• Не фиксируют поставленное ограничение. В этом хорошо помогают CRM-системы, где временные рамки ставятся по умолчанию. Это программы, в которых можно заводить задачи с крайними сроками и отслеживать путь их выполнения.
• Устанавливают сроки до оценки объема работы и собственных ресурсов. Не всегда спасает приблизительная оценка, в проекте могут оказаться нюансы, которые отодвинут дедлайн.

Сроки должны быть понятными, а сотрудникам необходимо помнить, что их прогресс отслеживается. Так получится выстроить эффективную работу.