Содержание
- Принципы управления временем
- Лучшие техники тайм-менеджмента
- Сервисы для управления временем
- Полезные книги о тайм-менеджменте
Тайм-менеджмент — это процесс управления временем. Он нужен для эффективного планирования, расстановки приоритетов и выполнения действий в определенный срок.
Слабый тайм-менеджмент выражается в определенных паттернах поведения. У каждого человека есть свой метод управления временем, но не все из них приносят пользу.
Помощник. Заполняет свое расписание просьбами других людей. Так он получает одобрение со стороны, но пренебрегает делами, которые могли бы принести ему пользу.
Прокрастинатор. Откладывает работу на потом. Некоторые утверждают, что под давлением они работают лучше, но получаемые ими результаты часто омрачаются стрессом и беспокойством.
Отвлекающийся. В отличие от предыдущего выполняет дела, но делает это дольше, т. к. легко переключается на внешние факторы. Любое уведомление на телефоне повлечет за собой скроллинг ленты, после которого необходимо время, чтобы снова включиться в рабочий процесс.
Пожарный. Пытается справиться со всем самостоятельно и не чувствует удовлетворения, если не работает над несколькими делами одновременно. Такая практика рано или поздно приводит к выгоранию.
Перфекционист. Постоянно стремится к идеалу, поэтому не успевает завершать задачи вовремя. Работает сверхурочно и вкладывает все усилия в реализацию проекта, что приводит к срыву сроков и выгоранию.
Принципы управления временем
Постановка целей
Определитесь с целями и запишите их. Убедитесь, что их можно достичь в определенный срок.
Определение конкретных целей всегда помогает появиться мотивации. К примеру, вы хотите обновить навыки и пройти обучающий курс, но не знаете, как все успеть, ведь работа, семья, быт занимают много времени и сил. В первую очередь надо честно ответить себе на несколько вопросов. Что мне даст учеба? Что станет доступно, если я получу этот навык? Что потеряю, если не получу? Какие перспективы передо мной откроются? Когда вы на них ответите, ваша цель станет гораздо более четкой.
Катерина Прокушева — директор по персоналу Ultimate Capital, коуч ICA.
Расстановка приоритетов
Просмотрите свой список дел и решите, что вам действительно нужно выполнить, что можно отложить , а от чего можно отказаться вовсе. Спросите себя, какие из задач приближают вас к главным целям.
Разработка плана действий
При планировании дел важно помнить о принципе Парето — фокусировке на тех делах, которые приносят наибольший результат или влияют на достижение ключевых целей. Уделите основное внимание тем 20% дел, которые приносят 80% результата.
Делегирование
Передавайте часть обязанностей другим, если это возможно и разумно. Всякий раз, когда появляется новое дело, задайте себе несколько вопросов:
- Должен ли я сделать все это самостоятельно?
- Что произойдет, если я этого не сделаю? Будут ли для меня последствия?
- Влияет ли эта задача на мою жизнь?
Избегание отвлекающих факторов
Пожиратели времени — действия, которые отнимают значительное количество вашего времени, но не приносят пользы. Это могут быть соцсети или коллеги, которые любят обсудить темы, не касающиеся работы.
Постарайтесь отследить, какие бесполезные действия отнимают больше всего времени. Установите временные рамки на использование социальных сетей. Отключите уведомления или выберете определенные периоды, когда они будут выключены, а вы сосредоточитесь на работе.
Отсутствие прокрастинации
Прокрастинация может быть вызвана множеством факторов, но если вы выполнили предыдущие шаги (постановка целей, планирование, делегирование), то будете испытывать меньше желания откладывать дела на потом.
Одна из причин прокрастинации — нежелание браться за сложное и большое дело.
Психологи не используют слово «лень», потому что оно ничего не объясняет — это просто ярлык. Вместо него они употребляют слово «прокрастинация» и стараются докопаться до причин, которые за ней стоят. Попробуйте найти их самостоятельно. Проследите, какие мысли первыми приходят в тот момент, когда вы решаете сесть за учебу (или работу), а потом переключаетесь на что-то другое. Выпишите эти мысли и проанализируйте, какие причины стоят за ними.
Психолог, преподаватель и специалист сервиса Alter Анна Шепель.
Курс «Head of Product Design: продуктовый подход к управлению»
Узнаете, как применять продуктовый подход в командах и освоите инструменты менеджмента для роста в руководителя в цифровом продукте. Научитесь управлять дизайн командами и строить процессы на опыте «Яндекса», Авито, VK, Lamoda.
Лучшие техники тайм-менеджмента
Помидоро
Техника, придуманная в конце 80-х годов итальянским студентом Франческо Чирилло, который испытывал трудности с концентрацией во время учебы. Название было выбрано в честь таймера в форме помидора, который он использовал.
- Установите таймер на 25 минут.
- Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут.
- Остановитесь, как только сработает таймер.
- Сделайте 5-минутный перерыв.
- После четырех циклов по 25 минут сделайте 20-минутный перерыв.
- Повторяйте процесс до тех пор, пока не закончите дело или проект.
Чирилло рекомендовал не ставить таймер на паузу, практически любое дело может подождать, пока вы делаете важную задачу. Если вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно, и снова вернуться к работе, запустив таймер сначала.
Для того чтобы не допускать прокрастинации, не рекомендуется выключать таймер даже после окончания работы над конкретной задачей: следует заняться следующим вопросом или дальнейшим планированием.
Съешь эту лягушку
Техника направлена на приоритизацию задач. Вы выбираете самую важную или наименее приятную задачу и на следующий день первым делом решаете ее. Как только вы закончите с ней, можете перейти к другим делам дня, но не раньше.
Необходимо выписать задачи, которые нужно сделать, а затем распределить их по порядку важности в пять столбцов.
Столбец А — самая важная задача, которую вы должны решить в первую очередь, иначе пострадаете от последствий.
Столбец B — вторая по важности задача, которую вам следует решить после задачи А.
Столбец C — задача, которую вы могли бы выполнить, но если не выполните, то ничего страшного не произойдет.
Столбец D — задача, которую в идеале следует делегировать кому-то другому и выделить это время на задачу А.
Столбец E — задача, которую вам может быть и вовсе не нужно выполнять.
Матрица Эйзенхауэра
Техника, названная в честь американского президента Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью. В основе нее лежит маркировка каждой задачи по приоритетности.
В 2018 году было проведено исследование, которое показало, что большинство людей делают только срочные, но неважные задачи. Если вы делаете так же, тогда вам поможет эта техника.
Нарисуйте такую схему и распределите дела по квадрантам.
Квадрант I: важные и срочные задачи. Они необходимы для предотвращения проблем и решения кризисных ситуаций. Это может быть посещение врача или вызов мастера, чтобы он заменил трубу, которая течет.
Квадрант II: важные, но несрочные задачи. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и стратегическому росту. Сюда можно записать просмотр курса или документального фильма, изучение языков и посещение лекций.
Квадрант III: срочные, но неважные задачи. Они могут отвлекать вас от важных целей. Оцените, можно ли их делегировать.
Квадрант IV: несрочные и неважные задачи. Они не вносят существенного вклада в ваши цели и не требуют немедленного решения. Старайтесь тратить меньше времени на эти дела.
Календарь
Чтобы выполнить данную технику, необходимо определить временной интервал для задачи или события и зарезервировать его в своем календаре. Ваша главная цель — точно определить, когда вы будете работать над конкретной задачей без необходимости фактически ее завершать.
Пример: вы выделяете 4 часа утром на дизайн-проект и 2 часа на правки. Не имеет значения, закончили ли вы весь проект за эти 4 часа, — как только блок времени подходит к концу, переходите к следующему заданию. Выделите больше времени для приоритетных задач. Также выделите время на отдых между временными блоками и добавьте эти перерывы в календарь.
Метод быстрого планирования
Идея метода — научиться представлять желаемое, чтобы воплотить это в жизнь.
- Выпишите все задачи, которые нужно выполнить за неделю.
- Сгруппируйте похожие дела вместе.
- Выберите самую важную категорию, на которой хотите сосредоточиться. Возьмите лист бумаги и создайте три столбца:
- Результаты. Чего вы хотите достичь в этой области?
- Цель. Почему вы хотите достичь этого результата?
- План действий. Что поможет выполнить задачу и достичь желаемых результатов?
- Распишите по аналогии и другие категории.
- Действуйте.
- В конце недели подведите итоги.
- Если вы что-то не успели, перенесите задачи на следующую неделю.
Bullet Journal
Основная идея — создание персонализированного ежедневника, который сочетает в себе элементы списка дел, дневника и системы трекинга.
- Выделите первые страницы на планирование полугодия. Пропишите все, что планируете сделать, вплоть до дней рождения и памятных событий.
- Следующие несколько страниц — планы на месяц.
- Дальше начинайте заполнять планы на день, периодически сверяясь с задачами на месяц и полугодие. Важные дела можно помечать специальным символом, чтобы видеть приоритеты.
- В конце каждого месяца вы должны пересматривать свои записи, чтобы проверять актуальность задач на полугодие, переносить из одного месяца незавершенные дела в другой и добавлять новые.
Сервисы для управления временем
Todoist позволяет создавать задачи, устанавливать приоритеты, назначать сроки и следить за их выполнением.
Notion — многофункциональное приложение для заметок, планирования и управления делами.
Trello — платформа для управления проектами с использованием карточек и досок. Удобно для визуализации и организации задач.
Any.do позволяет управлять задачами и списками дел с помощью добавления подзадач, установки напоминаний и интеграции с календарем.
Forest помогает управлять временем и концентрацией.
«Google Календарь» — приложение для управления расписанием и событиями с возможностью добавления напоминаний и прикрепления файлов.
Pomodoro Timer — приложение, основанное на технике Помодоро.
Курс «Продакт-менеджер. Демо»
Убедитесь, что начинать нетрудно. Узнаете, над какими задачами работает продакт-менеджер, научитесь проводить качественные исследования, сделаете анализ рынка и поймете, подходит ли вам эта профессия.
Полезные книги о тайм-менеджменте
«Сделай это завтра и другие секреты управления временем» Марк Форстер
Автор предлагает практические советы и методы для тайм-менеджмента.
«Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе» Крис Бэйли
В течение года автор протестировал на себе множество методик и отобрал 25 самых лучших способов повысить продуктивность, которые помогли ему самому.
«Четыре тысячи недель. Тайм-менеджмент для смертных» Оливер Беркман
Автор ставит перед читателями вызов: осознать ограниченность времени, используя статистику о средней продолжительности жизни в 4 000 недель. Книга не только про управление временем, но и про то, как создать осмысленную и насыщенную жизнь, стремясь к гармонии между работой и личным временем.
«Прокрастинация. Первая помощь» Таня ван Эссен и Хенри Шувенбург
Практические советы по преодолению прокрастинации. Авторы рассматривают причины ее возникновения, предоставляют инструменты для эффективного распределения времени и делятся стратегиями по повышению продуктивности.
