Что такое дорожная карта проекта и зачем она нужна

Содержание

• План проекта и дорожная карта: различия
• Когда используется роадмап
• Виды дорожных карт
• Преимущества и недостатки
• Процесс создания дорожной карты
• Где можно создать дорожную карту
• Примеры введения планирования с роадмап

Дорожная карта, или роадмап, — это визуализация этапов реализации проекта, то есть документ с информацией о целях проекта, этапах, дедлайнах и о том, кто ответственен за задачи.

Цели дорожной карты — планирование проекта, визуализация процессов, распределение ролей в команде, организация мероприятий и продумывание всех нюансов работы.

Готовая дорожная карта представляет собой подробную схему действий, которые необходимо совершить, чтобы достичь результата в обозначенные сроки. Такой метод планирования подходит для проектов, в которых одновременно работают разные группы людей — так проще координировать действия.

План проекта и дорожная карта: различия

План проекта — это общий список действий с перечисленными этапами. В нем нет тщательной детализации действий, зато описаны задачи, которые нужно выполнить. Дорожная карта похожа на план, поскольку тоже содержит описание пути к результату и суть проекта. Оба документа можно редактировать в процессе работы в связи с задержками или ускорением этапов.

Различия между ними в том, что карта отражает, куда и как должны прийти участники на каждом этапе, учитывая время, а план включает задачи и перечисление основных этапов их выполнения. Карта утверждается руководителем и может содержать описание вероятных рисков, учитывать отклонения и результаты. Она отвечает за общий процесс, тогда как план генерируется на уровне команды и включает задачи одной из точек на карте.

Когда используется роадмап

1. При производстве продукта или услуги. В таком случае в ней будет содержаться информация о стратегии развития, сроках, детализация процессов разработки и реализации, включая сбыт.
2. При внедрении новых компонентов в существующий проект или отделов в компанию. Нужно перестроить работу текущих процессов, детально расписав обязанности каждого. Здесь добавляется описание рисков, метрики для оценки успешности мероприятий.
3. При развитии направления. Если нужно масштабироваться, необходимо прописать пути и контрольные точки для достижения планируемых показателей.
4. При обучении персонала. Благодаря дорожной карте можно увидеть прогресс каждого сотрудника.

Подобный способ планирования — один из способов мотивации. Когда вся команда видит прогресс каждого, она заинтересована в том, чтобы работать усерднее. К тому же так проще и быстрее исправить ошибки, поскольку можно сразу увидеть проблемы и понять, в каком отделе есть сбой.

Благодаря созданию дорожной карты проекта каждый участник может познакомиться с выбранной стратегией: где компания начинает путь, куда и как она должна прийти. Подобный план полезен и для руководителей компании, которые при возникновении вопросов могут обратиться напрямую к исполнителю. Инвесторы, благодаря карте, понимают, как будет реализован процесс, узнают, кто ответственен за задачи, и оценивают сроки и возможности.

Виды дорожных карт

Waterfall

В переводе с английского — «водопад». Это задачи в нем последовательны, распределены по графику. Когда заканчивается один процесс, начинается другой. Реже они проходят одновременно. Итоговая структура получается последовательной, участникам проще фиксировать этапы и понимать, в каком статусе находится задача.

Agile

В переводе с английского — «гибкий». Готовый путь включает циклы, для каждого из которых формируется своя цель. Правки вносятся в будущие циклы после окончания предыдущего. В процессе могут добавляться новые, если появляется необходимость срочно решить задачу, которой раньше не было в плане.

Методология Agile (Эджайл): что это такое, простыми словами о гибком управлении проектами

Простыми словами о системе гибкого управления проектами

Точка Зрения от Bang Bang EducationДарья Кичибекова

Преимущества и недостатки

Благодаря дорожной карте можно увидеть прогресс участников каждого этапа и успехи проекта. У инструмента есть и другие достоинства:

• Постановка и корректировка целей. Если определенный результат стал неактуальным в процессе реализации проекта, его можно заменить по согласованию с руководством.
• Управление рисками. В процессе могут возникать внештатные ситуации. Видя общую картину, проще с ними справиться.
• Объединение команды. Каждый выстраивает личный план так, чтобы он соотносился с деятельностью других рабочих отделов. Проще согласовывать дедлайны.
• Прозрачность. В бизнесе она необходима для формирования доверия. Объяснить заказчику необходимость увеличить бюджет также можно с помощью дорожной карты.
• Приоритетность. Планируя все заранее, проще выделить наиболее крупные и косвенные этапы, а также те, которые могут выполняться одновременно.

Нюансы, которые нужно учесть при оформлении дорожной карты:

• Периодически пересматривайте ее, чтобы актуализировать данные.
• Доносите до каждого сотрудника важность планирования, чтобы не срывать дедлайны.

Дедлайн: что это, где применяется и как правильно его ставить

Где используются дедлайны, как их правильно ставить и почему важно соблюдать

Точка Зрения от Bang Bang EducationДарья Кичибекова

Процесс создания дорожной карты

1. Цели. Желаемый результат должен быть измеримым и понятным для участников. В качестве цели можно выбрать рост объема продаж, выпуск нового продукта в определенном количестве, получение навыков.
2. Задачи. В отличие от цели, которая должна быть единственной, задач может быть много. Они перечисляются для каждого участника, отдела или целого проекта и включают подзадачи для простоты планирования. Стоит избегать излишней детализации, которая может помешать воспринимать проект целостно.
3. Структура. Отобразить карту можно в виде линии с точками контроля, канбан-досок или таблицы. Проще всего оформлять путь в онлайн-сервисах, где можно скрыть отдельные части пути.
4. Тайминг. Дедлайны — важная часть карты, мотивирующая и дисциплинирующая сотрудников.
5. Ответственность. За каждую часть планирования необходимо назначить тех, кто будет представлять результат, — часто это руководители подразделений или лидеры команд.
6. Возможность отклонений. Если вы знаете, что у проекта есть риски, их стоит прописать заранее, чтобы своевременно принять меры.
7. Метрики. На промежуточных этапах помогают оценивать успех и близость к цели.

При работе с картой необходимо уточнять спорные моменты, чтобы все точно понимали свои задачи и место в команде, и регулярно проводить встречи по обратной связи от участников.

Где можно создать дорожную карту

Существуют легкие способы составить дорожную карту в виде таблиц и более сложные — в виде целых систем с возможностью проектирования графиков, вычислением метрик и другими расчетами. Разбираемся, как выбрать сервис под свои задачи.

Электронные таблицы — Google или Excel

Инструмент, в котором может работать каждый. Главные преимущества онлайн-таблиц:

• быстро отображается любое изменение, можно настроить уровни доступа;
• данные можно усложнять и дополнять под задачи проекта, писать комментарии;
• таблицу легко менять под количество данных и отображать так, как удобнее участникам.

В гугл-таблицах представлен готовый шаблон, по которому легко создать свою дорожную карту. Достаточно зайти в аккаунт и найти соответствующий раздел.

Одним из вариантов оформления таблицы под роадмап являются диаграммы Ганта. В них слева отображаются этапы, а справа — сроки. На диаграмме отображаются контрольные точки каждого из этапов.

Презентации — от PowerPoint до Figma

Если хочется отразить карту графически, на помощь приходят презентации. В них также можно добавить таблицы, а рядом разместить их наглядное отображение. Чтобы было легко поделиться доступом с членами команды, можно использовать онлайн-сервисы, дающие право на редактирование.

WEEEK и Miro

Miro — полноценный сервис, на котором можно вести канбан-доски, дорожные интеллект-карты. В рамках него отражаются внутренние командные задачи и процесс их выполнения. Интуитивно понятный интерфейс упрощает взаимодействие с площадкой в процессе работы над проектом.

WEEEK — платформа, объединяющая CRM-систему и таск-трекер. Роадмап здесь создается во вкладке таск-трекинга. Можно разделить проект на этапы и распределить обязанности между сотрудниками.

Преимущества таких сервисов:

• понятный интерфейс, который можно настроить под проект, создав единую систему;
• встроенная система подсказок и навигации;
• настройка командной работы, отображающая процесс участников;
• возможность скачать приложение или открыть сервис на сайте.

Asana

Площадка на русском, созданная специально для планирования карт. В ней также есть функция подключения команды и настройки досок.

Достоинства Asana:

• понятное управление, все функции на русском языке;
• наличие мобильного приложения.

GanttPRO

В основе сервиса — принцип действия диаграммы Ганта. Имеет более ограниченный функционал.

Достоинства сервиса:

• возможность следить за прогрессом онлайн;
• карта экспортируется в разных форматах;
• действия можно отменять;
• один из языков площадки — русский;
• отображение цен.

Hygger

Сервис помогает разбивать карту на циклы. Для каждого из них создается своя цель, задачи, выставляются приоритеты и графики. Отображение ведется в виде канбан-досок.

Преимущества площадки:

• возможность работы с группами;
• интеграция с внешними источниками информации;
• наличие приложения для телефона;
• удобство использования для обучения;
• система персонализирована для каждого.

Примеры введения планирования с роадмап

Несколько примеров использования дорожной карты в разных проектах.

Разработка программного обеспечения. Программисты работают над общим продуктом, тогда как карта помогает координировать работу и ставить дедлайны.

Создание нового сайта. Над ним могут работать одновременно маркетологи, дизайнеры, разработчики и таргетологи. Доработка и обновление каталога продолжаются и после публикации страницы. Здесь стоит использовать гибкую дорожную карту.

Запуск стартапа. Многие руководители создают роадмап для инвесторов, чтобы они могли контролировать выбор поставщиков, разработку товара и движение средств, включая затраты.

Продюсирование. Перед стартом онлайн-курса начинают запускать рекламу, затем оформляют уроки. Дорожная карта позволяет оперативно отслеживать изменения и тщательно следить за дедлайнами, если увеличится количество мест или нужно дозаписать уроки.

Дорожные карты помогают упростить управление проектом, но не стоит полагаться только на них. Используя онлайн-сервисы или целые платформы для планирования, важно регулярно взаимодействовать с членами команды, чтобы вовремя выявлять сильные и слабые места проекта.